Wdrożenie ETIM - czy to musi boleć?

Zastanawiasz się, jak uporządkować chaos w danych produktowych swojej firmy? ETIM (European Technical Information Model) może być dokładnie tym, czego szukasz. To międzynarodowy standard, który powstał by rozwiązać problem, z którym pewnie nieraz się spotkałeś - niespójność danych produktowych i utrudnioną komunikację między producentami, dystrybutorami oraz klientami.

Wyobraź sobie ETIM jako wspólny język techniczny. Każdemu produktowi przypisujesz precyzyjne cechy według określonej struktury. To jak wypełnianie standardowego formularza - każdy wie, gdzie co wpisać i jak to interpretować. Spójrzmy na cztery kluczowe elementy tej struktury.

Klasy produktowe (Class)

To jak szuflady w dobrze zorganizowanym warsztacie - każdy produkt trafia do odpowiedniej przegródki. Masz "Oprawy oświetleniowe", "Kable elektryczne" czy "Zawory" - wszystko na swoim miejscu.

Atrybuty techniczne (Features)

Każda klasa ma swój zestaw cech opisujących produkt. Możesz je porównać do szczegółowej karty charakterystyki. W ETIM masz do dyspozycji cztery typy atrybutów:

• atrybuty liczbowe (N - numeric) - gdy potrzebujesz podać konkretną wartość, np. długość 100mm
• atrybuty słownikowe (A - alphanumeric) - gdy wybierasz z listy, np. kolor (biały, czarny)
• atrybuty logiczne (L - logic) - proste tak/nie, np. czy produkt jest wodoodporny
• atrybuty zakresowe (R - range) - gdy określasz przedział, np. temperatura pracy -20°C do +50°C

Wartości słownikowe (Values)

Dla atrybutów typu słownikowego masz gotową listę możliwych wartości. To jak menu wyboru - zamiast wpisywać dowolny tekst, wybierasz spośród zdefiniowanych opcji. Przykładowo dla koloru możesz wybrać "biały", "czarny" lub "czerwony".

Jednostki miary (Units)

ETIM stosuje jednolite jednostki miary - koniec z przeliczaniem cali na milimetry czy funtów na kilogramy. Wszystko jest ustandaryzowane i jasne dla każdego uczestnika łańcucha dostaw.

Każdy z tych elementów (klasy, atrybuty, wartości słownikowe i jednostki) ma swój unikalny identyfikator. Kilka przykładów:

• EC001370 - klasa "Wiertarka (elektryczna)"
• EF001950 - atrybut "Moc znamionowa"
• EV007019 - wartość "5/8 cala x 16 UNF"
• EU571080 - jednostka "m/s²"

To jak międzynarodowy kod pocztowy - niezależnie od języka, zawsze wiesz, o który element chodzi. Dzięki temu firmy z różnych krajów mogą się bezproblemowo komunikować i wymieniać dane produktowe.

Świat technologii nie stoi w miejscu, a ETIM dotrzymuje mu kroku. Najnowsza wersja - ETIM 10, wydana w grudniu 2024 roku, to prawdziwy skok naprzód. Co nowego znajdziesz w tej aktualizacji? Przede wszystkim rozszerzoną listę klas produktowych, dzięki czemu jeszcze precyzyjniej opiszesz swoje produkty. Dodatkowo, wprowadzono nowe grupowanie cech, które sprawia, że dane są lepiej zorganizowane i łatwiejsze w zarządzaniu.

A może zastanawiasz się nad skalą tego systemu? Spójrzmy na liczby w ETIM 10.0:

• 5.640 klas produktowych - to jak mieć 5.640 precyzyjnie opisanych kategorii dla Twoich produktów
• 17.377 atrybutów - tyle różnych unikalnych cech jest wykorzystywanych do opisu
• 16.163 wartości słownikowych - gotowe opcje do wyboru
• 188 jednostek miary - wszystkie standardowe jednostki, których potrzebujesz

Te imponujące liczby pokazują, jak kompleksowym narzędziem jest ETIM. Czy zajmujesz się elektrotechniką, HVAC, instalacjami sanitarnymi czy budownictwem - znajdziesz tu wszystko, czego potrzebujesz do precyzyjnego opisania swoich produktów.

Zanim zagłębimy się dalej, warto wyjaśnić kilka częstych nieporozumień. ETIM często mylony jest z różnymi narzędziami IT, ale prawda jest taka, że to przede wszystkim model danych - framework, który możesz wykorzystać w swoich systemach. Przyjrzyjmy się temu, czym ETIM nie jest:

Nie jest plikiem wymiany danych

ETIM to model klasyfikacji, nie format pliku. Dopiero pliki w standardach BMEcat (XML) lub xChange (JSON) mogą zawierać informacje o klasach i atrybutach ETIM. Pamiętaj jednak, że obecność klasyfikacji ETIM w tych plikach nie jest obowiązkowa - BMEcat i xChange to niezależne standardy, które mogą, ale nie muszą, zawierać atrybuty ETIM.

Nie jest aplikacją informatyczną

ETIM to nie program, który możesz po prostu zainstalować i uruchomić. To model klasyfikacji, który musisz zaimplementować w swoich systemach. Trochę jak przepis kulinarny - sam nie jest daniem, ale mówi Ci, jak je przyrządzić.

Nie jest bazą danych produktów

Choć ETIM definiuje strukturę informacji, sam nie przechowuje żadnych danych o produktach. To jak plan organizacji biblioteki - mówi Ci, jak układać książki, ale samych książek nie zawiera.

Nie jest narzędziem do tworzenia katalogów

ETIM nie wygeneruje Ci automatycznie katalogu produktów. To standard, który możesz wykorzystać przy tworzeniu katalogów, ale sam katalog musisz stworzyć przy użyciu innych narzędzi.

Nie jest wyszukiwarką produktów

Sam ETIM nie przeszuka Twojej bazy produktów. Jednak jego struktura świetnie się sprawdza jako podstawa do budowy zaawansowanych systemów wyszukiwania np. filtrowanie po kluczowych atrybutach

Nie jest uniwersalnym standardem dla wszystkich branż

ETIM świetnie sprawdza się w branżach technicznych - elektryce, HVAC, oświetleniu czy budownictwie. Ale nie próbuj go stosować do wszystkiego - nie jest stworzony np. dla branży spożywczej czy odzieżowej.

Nie jest jedynym rozwiązaniem klasyfikacyjnym

Na rynku znajdziesz też inne standardy, jak eCl@ss, GS1 czy UNSPSC. ETIM to jedno z rozwiązań, które możesz wybrać w zależności od potrzeb swojej firmy.

Wdrożenie ETIM to inwestycja, która zwraca się w wielu obszarach. Niezależnie od tego, czy jesteś producentem czy dystrybutorem, ETIM może znacząco usprawnić Twoje procesy biznesowe. Oto główne korzyści:

Jednolita komunikacja danych

Koniec z nieporozumieniami! Wszyscy w łańcuchu dostaw - od Ciebie po klienta końcowego - używają tych samych, precyzyjnych określeń. To jak wspólny język techniczny, który rozumieją wszyscy uczestnicy rynku.

Zmniejszenie liczby błędów

Pamiętasz sytuację, gdy zamówienie poszło nie tak przez niejednoznaczny opis produktu? Z ETIM takie problemy znikają. Spójna struktura danych minimalizuje ryzyko pomyłek w zamówieniach i błędnych interpretacji specyfikacji.

Skrócenie czasu wprowadzania produktów na rynek

Dzięki automatyzacji procesów, nowe produkty szybciej trafiają do Twojej oferty. Nie musisz już ręcznie tworzyć opisów - wystarczy, że zastosujesz gotową strukturę ETIM.

Lepsza współpraca w łańcuchu dostaw

Wyobraź sobie, że wszyscy Twoi partnerzy biznesowi mówią tym samym językiem technicznym. Właśnie to daje Ci ETIM - usprawnia procesy logistyczne, ofertowanie i planowanie zasobów.

Łatwiejsza integracja z systemami PIM i e-commerce

ETIM to standard, który bez problemu zintegrujesz ze swoimi systemami zarządzania produktami i platformami sprzedażowymi. To jak uniwersalny adapter - pasuje do różnych systemów i ułatwia wymianę danych.

Trudności z prawidłowym sklasyfikowaniem produktu

Czasem znalezienie właściwej "szuflady" dla produktu może być wyzwaniem. Dlaczego?

• Nazwy klas nie zawsze idealnie pasują do Twoich produktów
• Twoja wewnętrzna kategoryzacja może różnić się od struktury ETIM
• Jeden Twój produkt może pasować do kilku klas ETIM (i odwrotnie)

Duże rozbieżności w definicjach atrybutów

Tu często pojawia się pierwszy zgrzyt. Zauważysz, że:

• Twoi producenci używają innych nazw niż ETIM dla tych samych cech
• Ten sam parametr może być różnie zapisany - u Ciebie jako liczba, w ETIM jako wartość z listy
• Wartości, które stosujesz, mogą nie pokrywać się dokładnie ze słownikiem ETIM

Czasochłonność uzupełniania wartości atrybutów ETIM

To może być najbardziej pracochłonna część procesu:

• Automatyczne mapowanie często okazuje się trudne lub niemożliwe
• Excel nie zawsze jest najlepszym narzędziem do masowego wprowadzania danych
• Ręczne uzupełnianie wartości to żmudny proces
• Im więcej ręcznej pracy, tym większe ryzyko błędów

Wysoki koszt utrzymania aktualności danych ETIM

To nie jest zadanie jednorazowe. Musisz być przygotowany na:

• Konieczność aktualizacji danych przy każdej zmianie specyfikacji produktu
• Możliwe różnice między wersjami ETIM - czasem trzeba obsługiwać kilka wersji jednocześnie

Wszystkie te wyzwania są do pokonania, ale warto być ich świadomym planując wdrożenie ETIM w swojej organizacji.

Zastanawiasz się, jak przechowywać i zarządzać danymi ETIM w swojej organizacji? Jest kilka sprawdzonych rozwiązań, a każde ma swoje zalety. Przyjrzyjmy się im bliżej.

System PIM

System PIM (Product Information Management) to jak centrum dowodzenia dla Twoich danych produktowych. Co zyskujesz?

• Centralne miejsce do zarządzania wszystkimi informacjami
• Automatyczne mapowanie atrybutów ETIM
• Spójne dane we wszystkich kanałach sprzedaży
• Możliwość eksportu w formacie BMEcat
• Minimalizację błędów dzięki standardowemu modelowi danych

To idealne rozwiązanie, jeśli zarządzasz dużym katalogiem produktów i potrzebujesz profesjonalnego narzędzia do ich obsługi.

Outsourcing w zewnętrznej platformie SaaS

Nie chcesz inwestować w własną infrastrukturę? Platformy SaaS (Software as a Service) mogą być dla Ciebie. Oferują:

• Wyspecjalizowane narzędzia do pracy z ETIM
• Automatyczne aktualizacje do najnowszych wersji
• Brak potrzeby utrzymywania własnych serwerów

Przykładem takiej platformy jest ETIM-Mapper - warto się mu przyjrzeć, jeśli szukasz gotowego rozwiązania.

Platforma e-commerce

Jeśli prowadzisz sklep internetowy, możesz zintegrować ETIM bezpośrednio z Twoją platformą sprzedażową. Dzięki temu:

• Szybko znormalizujesz parametry techniczne
• Ułatwisz klientom wyszukiwanie produktów
• Unikniesz żmudnego tworzenia własnych definicji

To popularne rozwiązanie wśród dystrybutorów, którzy często jednak decydują się również na wsparcie systemem PIM, by w pełni wykorzystać możliwości ETIM.

Import pliku BMEcat

BMEcat to najprostszy sposób na pozyskanie danych ETIM. To ekonomiczne i niezależne językowo rozwiązanie, ale ma swój haczyk - niewiele firm dostarcza kompletne pliki BMEcat.

Co się dzieje, gdy brakuje danych? Masz dwa wyjścia:

• Ręczne uzupełnianie przez Twój zespół
• Rezygnacja z części atrybutów ETIM (co obniża funkcjonalność)

Wystawienie webowego interfejsu dla dostawców

Portal Dostawców brzmi świetnie w teorii, ale w praktyce często zawodzi. Dlaczego? Twoi dostawcy po prostu nie znajdują czasu na systematyczne uzupełnianie danych.

Główne przeszkody:

• Niski priorytet zadania u dostawców
• Brak dedykowanych osób do aktualizacji
• Trudności z egzekwowaniem terminowości
• Ciągła rotacja pracowników i potrzeba szkoleń

Nawet najlepszy interfejs i wsparcie techniczne nie pomogą, jeśli dostawcy nie będą z niego korzystać.

Mapowanie klasyfikacji własnej na ETIM

To jak tłumaczenie z jednego języka na drugi. Skuteczność zależy od:

• Jakości Twoich własnych danych
• Precyzji reguł mapowania
• Zgodności między Twoją klasyfikacją a ETIM
• Regularnych aktualizacji przy zmianach

Masowa edycja w systemie PIM

To złoty środek między ręczną pracą a pełną automatyzacją. Możesz:

• Importować dane z plików CSV/XLS
• Używać poleceń masowej zmiany
• Stosować filtry grupujące produkty
• Kopiować wartości między podobnymi produktami

Manualna edycja

Najprostsza droga, ale najdroższa w dłuższej perspektywie. Dlaczego firmy ją wybierają?

• Niski próg wejścia
• Brak potrzeby inwestycji w narzędzia
• Możliwość szybkiego startu
• Złudne poczucie kontroli

Pamiętaj jednak o ukrytych kosztach:

• Wysokie koszty operacyjne
• Ryzyko błędów ludzkich
• Problemy ze spójnością danych
• Trudności ze skalowaniem

Rozpoznawanie atrybutów ETIM z AI

Sztuczna inteligencja to prawdziwy przełom w automatyzacji ETIM. Wyobraź sobie narzędzie, które:

• Analizuje opisy w różnych językach
• Identyfikuje parametry techniczne
• Mapuje informacje na atrybuty ETIM
• Konwertuje jednostki automatycznie

Przykładem takiego rozwiązania jest nasze API getName.ai - przedstawimy je w skrócie w kolejnej sekcji.

Inteligentne rozpoznawanie atrybutów i ich wartości

getName.ai to Twój asystent AI w świecie ETIM. Wykorzystując zaawansowane technologie, rozpoznaje i interpretuje dane techniczne z niezwykłą precyzją. System rozumie kontekst i wyciąga wartości atrybutów niezależnie od:

• Formatu opisu (uporządkowany czy nie)
• Języka źródłowego
• Systemu jednostek
• Typu danych

System elastycznie przetwarza dane z różnych źródeł:

• Teksty opisowe
• Strony internetowe
• Dokumenty techniczne PDF

getName.ai vs. wyzwania towarzyszące wdrożeniu klasyfikacji ETIM

Zobacz jak automatyzacja z getName.ai radzi sobie z typowymi przeszkodami, na które napotykają firmy podczas implementacji ETIM.

Problem: Dostawca nie przekazuje danych zgodnych z ETIM lub są niekompletne

Z getName.ai zyskujesz:

• Automatyczne rozpoznawanie atrybutów ETIM z opisów produktów
• Brak konieczności oczekiwania na dane od dostawcy
• Standaryzację danych niezależnie od ich formatu wejściowego
• Szybsze wprowadzanie nowości do sprzedaży
• Oszczędność czasu na ręcznym uzupełnianiu braków

Problem: Za mały zespół do obsługi danych produktowych

getName.ai otrzymujesz:

• Automatyzację pracy za 5-10 pracowników
• Przetwarzanie 25.000 produktów dziennie
• Redukcję kosztów osobowych
• Możliwość przekierowania zespołu do bardziej wartościowych zadań

Problem: Zmiany wersji ETIM

Z getName.ai otrzymujesz:

• Automatyczną aktualizację do nowej wersji ETIM
• Zachowanie ciągłości pracy przy zmianach wersji
• Możliwość równoległej obsługi różnych wersji ETIM
• Szybkie dostosowanie do nowych wymagań klasyfikacji

Problem: Opisy dostępne tylko w obcych językach

getName.ai rozwiązuje to przez:

• Rozpoznawanie atrybutów ETIM niezależnie od języka opisu
• Oszczędność na tłumaczeniach
• Spójne dane ETIM dla produktów opisanych w różnych językach

Materiały źródłowe:

1. https://www.etim-international.com/
2. https://etim.org.pl/